Cómo ahorrar papel en la empresa

Como ahorrar papel en la empresa

Muchas empresas aún siguen generando documentos en papel. Esos documentos los guardan en archivos o estanterías en la trastienda, que luego cuestan mucho de encontrar. Con frecuencia los papeles se pierden, se traspapelan o incluso se manchan por un mal cuidado y debido al desorden reinante del almacén.

Generar papel en cantidades industriales hace tiempo que dejó de hacerse. Además de ser poco recomendable para el medio ambiente, tu tienda va acumulando polvo y se vuelve más compleja de gestionar. ¿Por qué no aprovechar entonces las ventajas que te ofrecen las nuevas tecnologías?

 

Claves para ahorrar papel en la empresa

Sabemos que dar el paso hacia la digitalización trae muchos interrogantes… y sobre todo miedos. Al fin y al cabo, vas a hacer las cosas de modo diferente y los cambios siempre, siempre son muy difíciles. Así que vamos a darte algunas de las claves para que te veas más seguro.

 

1. Genera tus documentos online. No tienes que imprimir todos los documentos que generas, no es absolutamente necesario. Puedes gestionarlos a través de un software de gestión documental y enviarlos por e-mail a la persona correspondiente. Sólo imprime cuando una persona física te lo pida directamente en papel.

2. No imprimas para leer más tarde. A veces te mandan documentos en pdf, informes, estadísticas o incluso correos electrónicos muy largos. ¡No los imprimas para leer más tarde! Muchas veces, incluso puede que no acabes leyéndolos y hayas gastado cientos de folios en un dosier que luego acabará cogiendo polvo en una estantería.

3. Esto ya es para los más “avanzados”. Olvida el concepto “archivo” y piensa en el concepto “dato”. Un montón de archivos de ofimática (Words, Excel, etc.) sólo te servirán para ocupar espacio en tu ordenador… tanto si los imprimes como si no. No puedes hacer nada con ellos, no puedes cruzar datos. Sólo puedes abrirlos uno a uno y tratar de hacer las operaciones manualmente. ¿Por qué no utilizar un programa que te permita operar con los datos, un software de gestión, en lugar de trabajar con archivos y pasar horas y horas frente al Excel?

4. No tienes por qué digitalizar todos tus archivos antiguos. En efecto, piensa que estás empezando de cero. La transformación digital no siempre vendrá de golpe. Si tienes cientos y miles de archivos, escanearlos y subirlos al ordenador no te servirá de mucho, sólo para quitarte tiempo y trabajo. Empieza el próximo año o el próximo mes a hacerlo todo online y no imprimas.